Nếu bạn là một người chưa có nhiều kinh nghiệm để xây dựng hệ thống vận hành quán cafe hiệu quả, trơn tru. Hãy ghi chép lại 7 điều được chia sẻ dưới đây.
Để tránh những thất thoát, sai sót không đáng có trong quá trình kinh doanh, bạn cần biết cách xây dựng hệ thống vận hành quán cafe. Tuy nhiên, đây lại là một điều không hề dễ dàng, đặc biệt đối với những người chưa có quá nhiều kinh nghiệm. Chính vì vậy, Thế Giới Nhà Hàng sẽ đồng hành và chia sẻ đến bạn: 7 nguyên tắc cần nhớ để vận hành quán hiệu quả trong bài viết ngày hôm nay.
Đảm bảo chất lượng sản phẩm khi xây dựng hệ thống vận hành quán cafe
Đây chính là giá trị cốt lõi của một quán cafe, cần được duy trì và phát triển hơn mỗi ngày. Bao gồm cả công thức pha chế, hương vị, nguyên liệu đầu vào. Cũng như mức độ hài lòng của khách hàng trước và sau khi trải nghiệm dịch vụ.
Bên cạnh đó, để có thể đảm bảo số lượng khách hàng cho quán, chất lượng dịch vụ và sản phẩm giữa các chi nhánh không được có sự chênh lệch quá lớn. Có như vậy, mới tạo nên được sự thống nhất về giá cả. Đồng thời, bạn cũng nên chú trọng đầu tư về cách bài trí thức uống. Và nâng cấp hệ thống giao hàng để mang lại những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Quản lý nhân sự
Ở nguyên tắc thứ hai khi xây dựng mô hình vận hành quán cafe này, bạn cần chú ý trong việc tuyển dụng và đào tạo đội ngũ nhân viên. Tránh những vấn đề không đang có. Như nhân viên có thái độ phục vụ không tốt, bị khách hàng phản ánh. Hoặc có hành vi lợi dụng lỗ hổng trong quản lý để làm những điều sai trái.
Còn đối với vị trí của người quản lý. Cần đảm bảo sự công bằng, bình đẳng trong cách đối đãi nhân viên. Biết cách hướng dẫn công việc rõ ràng thông qua các bảng mô tả chi tiết. Cũng như có chính sách động viên, khen thưởng hoặc hình phạt thích hợp. Bằng cách sử dụng hệ thống đánh giá dựa trên KPI.
Kiểm soát dòng tiền và doanh thu
Để tránh những hao hụt về tiền bạc, ngân sách, bạn cần kiểm soát dòng tiền và thu-chi hàng ngày cẩn thận. Bởi vì tiền vừa là nền tảng để bạn có thể duy trì hoạt động kinh doanh. Vừa là mối quan tâm, ưu tiên hàng đầu khi mở quán.
Trong trường hợp này, để xây dựng hệ thống vận hành quán cafe hiệu quả, hãy chú ý đến những điều sau:
- Quản lý thu: Nhận định những nguyên nhân có thể xảy ra, khiến tiền bị hụt hoặc dư khi kiểm tra lại vào cuối ca. Như nhân viên thu ngân thiếu trung thực, quên thối tiền hoặc thu nhầm tiền của khách,…
- Quản lý chi: Ngoài việc tính toán lợi nhuận, đừng quên kiểm soát các loại chi phí hàng ngày của quán. Bằng cách sử dụng các phần mềm quản lý quán cafe thông minh, hiện đại.
- Quản lý công nợ: Tạo một hệ thống theo dõi công nợ bài bản, chi tiết. Duy trì các mối quan hệ với đối tác. Và sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng.
Quản lý nguồn nguyên liệu – xây dựng hệ thống vận hành quán cafe
Hãy lựa chọn một nguồn cung cấp nguyên liệu đầu vào luôn đảm bảo vệ sinh và có xuất xứ rõ ràng. Đồng thời, xin cấp giấy phép an toàn thực phẩm để có thể tạo dựng niềm tin trong lòng khách hàng ngay từ những ngày đầu tiên.
Bên cạnh đó, cần chú ý đến số lượng nhập hàng cho hệ thống vận hành một quán cafe. Bởi vì nhập không đủ sẽ ảnh hưởng đến số lượng sản phẩm cung cấp cho khách hàng. Còn nếu nhập dư thì sẽ khó bảo quản, dẫn đến tình trạng dư thừa, lãng phí.
Quy trình phục vụ
Một quy trình rõ ràng, chi tiết từng bước sẽ giúp đội ngũ nhân viên hoạt động một cách trơn tru và chuyên nghiệp hơn.
- Gọi món: Hướng dẫn nhân viên cách ghi chú các order của khách. Bao gồm đầy đủ các thông tin cần thiết như: Số bàn, tên món, số lượng,… Để có thể dễ dàng kiểm soát nếu có sai sót xảy ra.
- Nhập và in phiếu: Đây là công việc của bộ phận thu ngân để truyền đạt thông tin đến bộ phận pha chế và nhà bếp.
- Pha chế món: Tiến hành pha chế theo đúng yêu cầu của khách hàng. Sau đó, chuyển đến bộ phận nhân viên phục vụ.
- Giao món: Kiểm tra kỹ càng một lần nữa thức uống và dụng cụ đi kèm trước khi giao đến tay khách hàng. Đây cũng là một bước quan trọng để xây dựng hệ thống vận hành của quán cafe.
- Thanh toán: Khi nhận được yêu cầu thanh toán từ khách hàng, nhân viên phục vụ liên hệ quầy thu ngân để lấy phiếu in từ hệ thống. Sau đó, kiểm tra và đưa cho khách hàng. Đồng thời, đề phòng các trường hợp đặc biệt có thể xảy ra. Như khách hàng gọi thêm, đổi trả món, chuyển, gộp hoặc tách bàn,…
Đồng bộ hình ảnh thương hiệu quán – Xây dựng hệ thống vận hành quán cafe
Nếu bạn đang có dự định xây dựng một chuỗi cafe nhiều chi nhánh. Đừng quên đồng bộ hình ảnh thương hiệu quán. Từ quy trình phục vụ như đồng phục của nhân viên, cách chào hỏi khách, quy trình order, tính tiền,… Đến phong cách thiết kế quán, chất lượng và cách bài trí thức uống.
Việc chuẩn hóa chuyên nghiệp như vậy sẽ mang lại thiện cảm và niềm tin của khách hàng. Khi họ đến trải nghiệm tại bất kỳ chi nhánh nào. Cũng như tạo dựng một dấu ấn thương hiệu ấn tượng. Khác biệt với những quán khác trong lòng khách hàng.
Kiểm soát dữ liệu khách hàng
Điều cuối cùng khi xây dựng hệ thống vận hành quán cafe mà bạn cần ghi nhớ để giữ chân khách hàng một cách lâu dài. Đó chính là thu thập thông tin và đồng bộ dữ liệu của họ. Qua các chương trình như mở thẻ thành viên,…
Việc làm này sẽ giúp bạn phân biệt được nhóm đối tượng khách hàng tiềm năng, thường xuyên ghé thăm ủng hộ quán. Từ đó, mang đến cho họ những ưu đãi tốt hơn. Như các chương trình khuyến mãi định kỳ, tích điểm đổi quả,…
Với sự hỗ trợ từ Thế Giới Nhà Hàng, hy vọng bạn đã ghi chú được những thông tin bổ ích. Về việc xay dung he thong van hanh quan cafe thật chuyên nghiệp và hiệu quả!
