Máy in bill là một thiết bị không thể thiếu trong các cửa hàng, nhà hàng, siêu thị, quán cà phê, v.v… giúp quản lý, in hóa đơn nhanh chóng và chính xác, tạo sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy cho khách hàng. Nhờ sự phát triển công nghệ, các loại máy in bill hiện nay có nhiều tính năng và chức năng tiện ích, giúp tăng năng suất làm việc và giảm thiểu sai sót. Hãy cùng THẾ GIỚI NHÀ HÀNG tìm hiểu cách sử dụng máy in bill dễ dàng mà hiệu quả nhé.

Một số lợi ích khi sử dụng máy in hóa đơn bán lẻ

1. Tăng tính chuyên nghiệp: Máy in hóa đơn bán lẻ mang lại sự chuyên nghiệp cho cửa hàng của bạn. Hóa đơn được in đầy đủ thông tin và dễ đọc sẽ tạo được sự tin tưởng cho khách hàng.
2. Tiết kiệm thời gian: Thay vì viết hóa đơn bằng tay, nhân viên chỉ cần nhập thông tin đơn hàng vào máy tính và in hóa đơn một cách nhanh chóng.
3. Giảm thiểu sai sót: Máy in hóa đơn bán lẻ giúp giảm thiểu sai sót do việc nhập thông tin đơn hàng sai hoặc viết sai trên hóa đơn.
4. Quản lý tài chính hiệu quả: Máy in hóa đơn bán lẻ giúp quản lý tài chính hiệu quả hơn bằng cách lưu trữ thông tin về đơn hàng và hóa đơn. Giúp bạn dễ dàng kiểm tra tình trạng của các đơn hàng và giúp tính toán doanh thu và chi phí hiệu quả hơn.
5. Giảm chi phí: Không cần phải mua giấy và mực in thường xuyên như khi in bằng tay, sử dụng máy in hóa đơn bán lẻ tích hợp với phần mềm quản lý bán hàng, sẽ giúp bạn giảm chi phí cho việc thuê nhân viên để quản lý đơn hàng và hóa đơn.

Hướng dẫn sử dụng máy in bill đúng cách

Cách lắp đặt giấy cho máy in bill

Lắp giấy cho máy in hóa đơn sai cách cũng là nguyên nhân khiến bạn không sử dụng được máy in hóa đơn của mình dù đã cài đặt đầy đủ và đúng cách các phần mềm cùng thiết bị liên quan. Thế giới Nhà hàng gửi đến bạn cách lắp đặt giấy cho máy in hóa đơn đơn giản và dễ nhớ nhất để bạn không gặp phải những trường hợp và lỗi lầm mà ai cũng mắc phải như in không ra chữ, kẹt giấy,…

Vệ sinh máy in hóa đơn định kỳ theo tháng tuỳ tần suất sử dụng

Bất kì loại máy móc nào khi sử dụng trong một thời gian cũng cần được tiến hành kiểm tra và bảo quản cũng như làm vệ sinh sạch sẽ để giúp máy hoạt động tốt hơn. Hướng dẫn cách vệ sinh máy nhanh chóng và đúng cách:

• Ngắt kết nối nguồn điện và cổng kết nối với máy tính và đợi trong khoảng 5-10′ để máy in nguội.
• Dùng bông tẩy trang hoặc bông gòn lau nhẹ phần in nhiệt. Bước này lưu ý thực hiện nhẹ nhàng và chậm rãi vì nếu phần in nhiệt bị xước thì sau này phần hóa đơn của bạn sẽ bị mờ.
• Dùng khăn khô, vải mềm để lau phần bên ngoài máy in, đợi thêm 5-10′ nữa rồi kết nối nguồn điện và cổng máy tính để sử dụng.

Cách cài đặt máy in hóa đơn

Để in hóa đơn từ máy tính, bạn phải tiến hành cài đặt kết nối giữa máy in và máy tính. Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Start -> Settings -> Printers and Faxes.
• Bước 2: Trên tab Printer Tasks chọn Add a printer. Xuất hiện hộp thoại Add Printer Wizard, chọn Next.
• Bước 3: Chọn kiểu kết nối với máy in 

Local printer attached to this computer: Kết nối trực tiếp từ máy tính sang máy in.

A network printer, or a printer attached to another computer: Kết nối qua mạng LAN.

Chọn Local printer attached to this computer => Automatically attached to this computer => Next

• Bước 4: Tiếp tục chọn Next -> chọn cổng cắm kết nối là cổng LPT1
• Bước 5: Chọn Next -> chọn tên hãng sản xuất ở tab Manufacturer -> chọn tên máy in ở tab Printers.
• Bước 6: Bấm Next -> Finish

Trường hợp bạn sử dụng đĩa CD của máy in thì bạn cho đĩa vào ổ CD. Chọn Have Disk => Install from Disk => chọn ổ đĩa chứa phần mềm cài đặt máy in => OK => Next.

Xuất hiện hộp thoại Do you want to use this printer as default printer => Yes => Next.

Xuất hiện hộp thoại Do you want to print a test page => Yes => Next.  

Xuất hiện màn hình kết thúc, chọn Finish.

Các thao tác in hóa đơn

Trên màn hình bán hàng:

Ở màn hình máy bán hàng của mình, bạn chọn ”Bấm nút thanh toán”

Tiếp tục chọn bàn cần thanh toán

Chọn các món tương ứng để tiến hành thanh toán

Tiến hành đăng nhập tài khoản nhân viên hoặc tài khoản thanh toán

Cuối cùng bấm “Đồng ý” để in hóa đơn

Trên giao diện quản lý:

Ở giao diện quản lý bán hàng, bạn có thể chọn in lại số lượng hóa đơn hoặc những hóa đơn cũ, bạn chọn biểu tượng “In phiếu”

Tiếp tục chọn phiếu bán hàng cần in lại

Sau đó đăng nhập tài khoản nhân viên hoặc tài khoản in hóa đơn.

Chọn “Danh sách phiếu thanh toán bán hàng”

Tiến hành “In”

Lựa chọn giấy in bill phù hợp

Chọn giấy in hóa đơn phù hợp cũng là cách sử dụng máy in hóa đơn lâu hơn. Lưu ý không nên chọn loại giấy in hóa đơn quá trắng hoặc giấy rẻ, kém chất lượng để sử dụng vì về lâu dài đầu in nhiệt của máy in hóa đơn sẽ dễ bị mài mòn dẫn đến hư.

Các nguồn điện sử dụng cần được ổn định, hạn chế đặt máy in ở nơi ẩm ướt vì dễ dẫn đến tình trạng chập điện gây ra cháy nổ. Các cuộn giấy in khi chưa sử dụng đến cũng cần được bảo quản ở nơi khô ráo để đảm bảo chất lượng giấy in.

Nên chọn mua máy in hóa đơn chất lượng sử dụng lâu dài

Việc chọn mua một máy in hóa đơn chất lượng sử dụng lâu dài là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp bán lẻ. Sau đây là một số lý do nên chọn mua máy in hóa đơn chất lượng sử dụng lâu dài:

1. Độ bền: Máy in hóa đơn chất lượng được thiết kế để chịu được tải động lớn trong môi trường bán lẻ. Chúng có khả năng hoạt động liên tục trong một thời gian dài mà không gặp phải sự cố hỏng hóc.
2. Chất lượng in ấn: Máy in hóa đơn chất lượng sử dụng công nghệ in cao cấp, giúp in ra những hóa đơn đẹp, rõ ràng và dễ đọc. Điều này không chỉ giúp tạo ấn tượng tốt với khách hàng, mà còn giúp tránh những tranh chấp sau này liên quan đến vấn đề hóa đơn.
3. Hỗ trợ kỹ thuật: Khi chọn mua máy in hóa đơn chất lượng, bạn sẽ được hỗ trợ kỹ thuật khi gặp phải sự cố hoặc cần hướng dẫn cài đặt. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu các rủi ro liên quan đến việc sử dụng máy in.
4. Tính năng tiện ích: Máy in hóa đơn chất lượng thường tích hợp nhiều tính năng tiện ích như cắt tự động, in logo, in mã vạch, kết nối đa dạng, v.v… Điều này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng năng suất cho doanh nghiệp.
5. Chi phí đầu tư hợp lý: Máy in hóa đơn chất lượng sử dụng lâu dài có giá thành cao hơn so với các sản phẩm thấp cấp, tuy nhiên, với độ bền và chất lượng in ấn tốt, chi phí đầu tư sẽ được bù đắp trong thời gian ngắn.

Nên chọn mua máy in bill chất lượng sử dụng lâu dài

Việc chọn mua một máy in hóa đơn chất lượng sử dụng lâu dài là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp bán lẻ. Sau đây là một số lý do nên chọn mua máy in hóa đơn chất lượng sử dụng lâu dài:

1. Độ bền: Máy in hóa đơn chất lượng được thiết kế để chịu được tải động lớn trong môi trường bán lẻ. Chúng có khả năng hoạt động liên tục trong một thời gian dài mà không gặp phải sự cố hỏng hóc.
2. Chất lượng in ấn: Máy in hóa đơn chất lượng sử dụng công nghệ in cao cấp, giúp in ra những hóa đơn đẹp, rõ ràng và dễ đọc. Điều này không chỉ giúp tạo ấn tượng tốt với khách hàng, mà còn giúp tránh những tranh chấp sau này liên quan đến vấn đề hóa đơn.
3. Hỗ trợ kỹ thuật: Khi chọn mua máy in hóa đơn chất lượng, bạn sẽ được hỗ trợ kỹ thuật khi gặp phải sự cố hoặc cần hướng dẫn cài đặt. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu các rủi ro liên quan đến việc sử dụng máy in.
4. Tính năng tiện ích: Máy in hóa đơn chất lượng thường tích hợp nhiều tính năng tiện ích như cắt tự động, in logo, in mã vạch, kết nối đa dạng, v.v… Điều này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng năng suất cho doanh nghiệp.
5. Chi phí đầu tư hợp lý: Máy in hóa đơn chất lượng sử dụng lâu dài có giá thành cao hơn so với các sản phẩm thấp cấp, tuy nhiên, với độ bền và chất lượng in ấn tốt, chi phí đầu tư sẽ được bù đắp trong thời gian ngắn.

Để cập nhật thêm nhiều mẹo hay về các hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh F&B, nhớ theo dõi và trở thành thành viên của THẾ GIỚI NHÀ HÀNG để cập nhật thêm nhiều tin tức bổ ích, bạn nhé!

Xem thêm: Top các thương hiệu giấy in nhiệt tốt nhất hiện nay

Xem thêm: BÁO CÁO THỊ TRƯỜNG GIẤY IN NHIỆT NỬA CUỐI NĂM 2023 VÀ DỰ BÁO THỊ TRƯỜNG