Trong mọi doanh nghiệp, kế toán nội bộ là một mắt xích quan trọng trong việc theo dõi hoạt động. Những báo cáo này giúp các doanh nghiệp F&B kịp thời đưa ra những quyết định kinh doanh chính xác. Vậy kế toán nội bộ là gì? Làm sao để quy trình quản lý kế toán nội bộ diễn ra hiệu quả? Những câu hỏi này sẽ được cung cấp trong bài viết của Thế Giới Nhà Hàng.

Kế toán nội bộ là gì?

Kế toán là quá trình ghi chép, lưu lại những giao dịch trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Các phân tích và báo cáo tổng kết tình hình tài chính được lập dựa vào quy trình này. Đây được xem là một bộ phận quan trọng trong việc quản lý kinh tế cho doanh nghiệp. 

Kế toán nội bộ là vị trí kiểm soát, lưu trữ, kiểm tra, thống kê các phát sinh thực tế trong doanh nghiệp. Đó có thể là từ các phát sinh không có đến có chứng từ, hóa đơn. Qua đó doanh nghiệp có thể xác định được lợi nhuận hoặc thua lỗ. Bộ phận này tập trung thu thập, xử lý và phân tích thông tin tài chính và kinh tế của doanh nghiệp. Các thông tin này được sử dụng cho quyết định đầu tư hoặc tài chính của doanh nghiệp.

Những công việc của kế toán nội bộ

Kế toán nội bộ được phân loại như thế nào?

Ở những doanh nghiệp chưa lớn mạnh, vị trí này chỉ có 1 đến 2 nhân sự. Càng phát triển, quy trình kế toán nội bộ càng được chuyên môn hóa hơn. Kế toán nội bộ được chia thành nhiều mảng. Trong đó, kế toán trưởng là người đứng đầu bộ phận này. Mỗi công ty có thể có nhiều kế toán trưởng để giám sát công việc của bộ phận. Họ là người có cái nhìn tổng quan về tài chính của doanh nghiệp. Đồng thời họ là người tham mưu cho ban lãnh đạo về chiến lược tài chính.

Một số lĩnh vực của bộ phận này gồm: kế toán thu chi, kế toán kho, kế toán ngân hàng,… Phân chia rõ ràng từng mảng giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt tài chính hơn.

Quy trình quản lý kế toán nội bộ xoay quanh nhiệm vụ chính của bộ phận

Được chia thành nhiều vị trí, các công việc vẫn xoay quanh các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Những nhiệm vụ chính của bộ phận này bao gồm:

–        Lập chứng từ, kiểm tra tính chính xác, hợp pháp của chứng từ kế toán và luân chuyển chúng.

–        Hạch toán mọi chứng từ kế toán phát sinh.

–        Cách quản lý kế toán nội bộ đảm bảo lưu trữ, sắp xếp tài liệu nội bộ an toàn, khoa học.

–        Phối hợp với các kế toán và các bộ phận khác để thực hiện công việc theo chỉ đạo từ cấp trên.

–        Lập báo cáo tuần, tháng, quý hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu của cấp trên.

–        Thống kê, phân tích số liệu thực tiễn về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

–        Hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định tài chính đúng đắn.

Làm sao để quy trình quản lý kế toán nội bộ diễn ra hiệu quả?

Xây dựng quy trình quản lý kế toán nội bộ hợp lý, phù hợp với doanh nghiệp

Để quá trình kế toán hiệu quả, cần có một bộ chính sách, quy định phù hợp. Mỗi doanh nghiệp F&B cần căn cứ dựa trên khả năng và quy mô của mình.

Trước khi bắt đầu, doanh nghiệp cần tìm hiểu về ngành và những yêu cầu đặc thù của ngành F&B. Có quy định hoặc tiêu chuẩn nào áp dụng ngành không. Cần xác định được mục tiêu của chính sách này là gì trong quy trình kế toán nội bộ. Quy trình này cần đáp ứng những yêu cầu về pháp lý, về các báo cáo thế nào?

Từ đây, doanh nghiệp có thể tiến hành thu thập thông tin và phân tích về quy trình hiện tại. Liệu các hoạt động có đang hiệu quả không? Điểm mạnh, điểm yếu của nó và cần cải thiện ra sao? Với những nghiên cứu này, doanh nghiệp đã có thể bước vào xây dựng và hoàn thiện chính sách.

Quá trình thử nghiệm diễn ra sẽ cho thấy mức độ phù hợp của chính sách với doanh nghiệp. Những sự điều chỉnh giúp ứng dụng chúng vào hệ thống hiệu quả hơn. Cuối cùng, đào tạo bộ phận kế toán để hướng dẫn thực hiện quy trình mới.

Tuyển dụng và đào tạo nhân sự phù hợp

Ngay từ giai đoạn tuyển dụng, các ứng viên phải đảm bảo được những kỹ năng nền tảng của nghề. Nhận sự cần có bằng cấp về ngành kế toán, kiểm toán, tài chính. Đặc biệt, ứng viên có kinh nghiệm trong ngành F&B sẽ là một điểm cộng lớn.

Trong các nghiệp vụ kế toán nội bộ, kỹ năng tin học văn phòng là điều bắt buộc. Bởi tất cả những con số, báo cáo đều được thực hiện trên máy tính. Tính cách của các kế toán cần là người cẩn thận, tỉ mỉ và có tinh thần trách nhiệm cao.

Quan trọng nhất, nhân sự phải cam kết bảo mật thông tin của doanh nghiệp. Các hóa đơn, chứng từ là những thứ rất nhạy cảm với doanh nghiệp. Kế toán là người chịu trách nhiệm pháp luật đầu tiên nếu có bất kỳ thông tin nào bị lộ.

Áp dụng công nghệ vào quy trình quản lý kế toán nội bộ

Công nghệ phát triển rất nhanh và cũng rất nhiều phần mềm dành riêng cho công việc kế toán. Các hệ thống kế toán tự động sẽ giúp tăng sự chính xác, hiệu quả. Những kế toán viên có thể tiết kiệm thời gian và chi phí hơn so với làm thủ công. Sự đồng nhất trong hệ thống quản lý giúp tránh được những sai sót và rủi ro.

Mỗi doanh nghiệp khác nhau, ngành F&B cũng có những yêu cầu kế toán đặc thù riêng. Do đó quy trinh quan ly ke toan noi bo cần được tùy chỉnh cho phù hợp. Nếu muốn tìm hiểu thông tin về ngành F&B, bạn đọc có thể ghé blog Thế Giới Nhà Hàng.

Xem thêm: Xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp trong 5 bước