Bạn là một người đã và đang kinh doanh quán trà sữa? Vậy hãy tham khảo bài viết được chia sẻ dưới đây về cách xây dựng hệ thống vận hành quán trà sữa hiệu quả.
Hiện nay, ngày càng có nhiều người lựa chọn hình thức kinh doanh quán trà sữa. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách xây dựng hệ thống vận hành quán trà sữa. Điều này ẩn chứa những nguy cơ tiềm ẩn. Bởi chỉ cần một lỗi sai trong quy trình, cũng có thể gây ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống. Chính vì vậy, hôm nay, Thế Giới Nhà Hàng sẽ giới thiệu đến bạn một hệ thống vận hành thật bài bản, chuyên nghiệp.
Lợi ích của một hệ thống vận hành hiệu quả
Sau khi đã xác định rõ mục tiêu của quán, bạn cần có một hệ thống vận hành. Vì đây chính là nền tảng để bộ máy kinh doanh được hoạt động một cách trơn tru, hiệu quả. Bên cạnh đó, hệ thống vận hành sẽ giúp bạn có những tính toán, cân nhắc kỹ lưỡng về nhiều mặt. Ví dụ:
- Nhân sự: Số lượng người cần thiết cho một vị trí là bao nhiêu? Thời gian, năng suất làm việc của họ như thế nào?
- Nguyên vật liệu: Cần nhập bao nhiêu nguyên vật liệu cho quán? Cách để bảo quản hàng tồn kho là gì?
- Chi phí: Ngân sách cho các hoạt động cần thiết để duy trì quán hàng ngày là bao nhiêu?…
Tiếp theo, cùng đi vào tìm hiểu cách vận hành quán trà sữa.
Quy trình xây dựng hệ thống vận hành quán trà sữa
Hệ thống vận hành đóng một vai trò rất quan trọng trong việc kinh doanh quán trà sữa. Chính vì thế, hãy lên kế hoạch xây dựng, bao gồm các bước thật chi tiết. Bạn có thể tham khảo quy trình được chia sẻ dưới đây:
Tuyển dụng và quản lý nhân sự
Đội ngũ nhân viên chính là những người đại diện cho hình ảnh của quán. Vì họ sẽ trực tiếp trao đổi với khách hàng trong suốt quá trình. Vậy nên, trên cương vị là người quản lý, bạn cần chú trọng vào việc tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự.
Đối với những vấn đề có thể phát sinh như: nhân viên nghỉ việc thường xuyên, đột xuất, không có lý do chính đáng. Hoặc thái độ phục vụ chưa được tốt, thiếu sự nhiệt tình, thân thiện. Bạn cần đưa ra những giải pháp khắc phục kịp thời. Tránh gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh về lâu dài của quán.
Một số biện pháp đề xuất dành cho bạn ở khâu nhân sự của hệ thống vận hành một quán trà sữa bao gồm:
- Chi trả lương thưởng công bằng, chính xác, dựa trên KPI của mỗi nhân viên.
- Thiết lập một bản mô tả công việc đầy đủ về văn hóa và quy trình phục vụ. Càng rõ ràng, đơn giản thì nhân viên càng dễ hiểu và tiếp thu.
Xây dựng hệ thống vận hành quán trà sữa – quy trình phục vụ chuyên nghiệp
Như đã đề cập ở trên, bạn cần giúp nhân viên hiểu rõ về quy trình phục vụ tại quán. Có như vậy, họ mới có thể hình thành sự chuyên nghiệp trong tác phong và thái độ của mình.
Bước 1: Ghi chú order thức uống của khách hàng
Có 2 cách để nhân viên giúp khách hàng order thức uống. Một là ghi chú bằng tay lên phiếu giấy order. Hai là nhập order vào các thiết bị thông minh như máy tính bảng,… Tuy nhiên, dù là cách nào đi chăng nữa, thì vẫn phải đảm bảo đầy đủ thông tin. Như tên đồ uống, số lượng, số bàn,… Điều này sẽ giúp rà soát lại khi xảy ra những sai sót trong xây dựng hệ thống vận hành quán trà sữa.
Bước 2: Nhận order và in phiếu
Ở bước này, quầy thu ngân sẽ tiếp nhận những thông tin order từ nhân viên phục vụ. Sau đó, tiến hành nhập vào hệ thống và xuất phiếu cho nhân viên pha chế.
Bước 3: Pha chế và phục vụ thức uống
Nhân viên thực hiện pha chế theo đúng yêu cầu gọi món của khách hàng. Rồi chuyển tiếp đến nhân viên phục vụ để kiểm tra lại một lần nữa. Sau đó, đem đến đúng số bàn mà khách hàng đã order.
Bước 4: Thanh toán
Nếu nhận được yêu cầu tính tiền từ khách hàng, nhân viên phục vụ sẽ liên hệ đến quầy thu ngân. Rồi in bill theo thông tin trên hệ thống và đem đến cho khách hàng. Ở bước này, cần cẩn trọng một số trường hợp có thể xảy ra. Như khách gọi thêm, đổi trả món hoặc chuyển, tách, gộp bàn.
Quản lý hàng hóa và điều hành quán
Ở mỗi giai đoạn của quán, bạn sẽ thực hiện những công việc khác nhau để hoàn thiện cách xây dựng hệ thống vận hành một quán trà sữa. Tùy vào thời gian và cách thức hoạt động, bạn cũng có thể linh hoạt thay đổi các bước. Từ đó có thể mang đến hiệu quả và lợi nhuận như mong đợi.
Giai đoạn quán mới mở
- Cần lựa chọn các nhà cung cấp nguyên liệu uy tín. Họ phải đảm bảo các chứng từ liên quan đến vệ sinh an toàn thực phẩm. Cũng như có các chính sách về giá cả, giao hàng hợp lý. Có như vậy, bạn mới kiểm soát được nguồn nguyên liệu đầu vào cho quán trà sữa của mình.
- Kiểm tra và thống kê thường xuyên số lượng hàng hóa, tài sản của quán. Sau đó, nhập dữ liệu vào các phần mềm quản lý.
- Xây dựng kho lưu trữ đảm bảo cho hàng tồn kho.
Giai đoạn đi vào vận hành
- Tính toán các khoản chi phí kỹ lưỡng để lên giá thành cho menu thức uống.
- Tiến hành thực hiện các bước theo quy trình phục vụ đã nêu trên, ở các khâu phục vụ, thu ngân và pha chế.
Kiểm soát quy trình – xây dựng hệ thống vận hành quán trà sữa
Cuối cùng, bạn sẽ cần thực hiện các công việc sau:
- Kiểm tra và đánh giá đội ngũ nhân sự dựa trên bảng mô tả công việc.
- Quản lý thu-chi để cân đối ngân sách phù hợp.
- Lập các báo cáo phân tích cho quán. Như báo cáo doanh thu theo ngày/tháng/năm, theo từng danh mục thức uống,…
Trên đây là toàn bộ thông tin mà Thế Giới Nhà Hàng muốn chia sẻ đến bạn khi xay dung he thong van hanh quan tra sua. Hy vọng sẽ giúp ích phần nào cho việc phát triển trong tương lai của bạn!
