Quản lý nghiệp vụ quản trị quán cà phê luôn là vấn đề khiến nhiều chủ kinh doanh đau đầu vì không biết phải làm thế nào cho đúng và hiệu quả. Chỉ cần vận hành sai cách làm bạn đã đưa việc kinh doanh của mình đi sai một đoạn đường. Hiểu rõ nỗi lòng của những chủ kinh doanh quán cà phê và nhà hàng hiện nay. Hôm nay, Thế Giới Nhà Hàng sẽ mang đến cho bạn mẫu quy trình vận hành quán cafe tối ưu ngay từ ban đầu. 

Quản lý nhân viên vận hành quán cafe

Nhân viên là bộ mặt của thay cho quán giao tiếp với khách hàng từ lúc bước vào cho đến khi khách ra về. Bạn sẽ gặp rất nhiều vấn đề về nhân viên như: nghỉ việc thường xuyên; nghỉ việc đột xuất, nhân viên không nhiệt tình… Vậy phải làm gì để khắc phục được những tình trạng đó để nhân viên gắn bó lâu dài với bạn và nhiệt tình với công việc?

• Đầu tiên, hãy dùng việc chi trả tiền lương làm công cụ để đảm bảo rằng nhân viên không nghỉ việc đột xuất.
• Thứ hai, hãy tìm phương pháp chi trả lương công bằng nhất, chính xác nhất.
• Thứ ba, bạn cần xây dựng tài liệu đào tạo nghiệp vụ quản trị nhân viên quán cà phê sao cho thật đơn giản, thật chính xác và cố gắng chỉ trong 1 trang A4 với đầy đủ mô tả công việc; quy trình tác nghiệp, văn hóa phục vụ.

Xây dựng cho nhân viên phục vụ vận hành quán cafe chuyên nghiệp

Để mẫu quy trình vận hành quán cafe có thể hoạt động trơn tru; logic thì cần một quy trình nghiệp vụ quản trị là điều cần tiết để không dẫn đến tình trạng lộn xộn, thiếu chuyên nghiệp.

Bước 1: Order thức uống/món ăn – Vận hành quán cafe

Nhân viên phục vụ order hàng hóa khách hàng yêu cầu lên phiếu order. Theo quy trình quản lý nghiệp vụ quản trị quán cà phê khép kín này; thì phiếu order chỉ cần 1 liên.

Bước 2: Nhập phần mềm và in phiếu chế biến.

– Nhân viên phục vụ đem phiếu order đến thu ngân.

– Thu ngân nhận phiếu order, nhập vào máy tính theo đúng yêu cầu. Thu ngân cho in phiếu chế biến.

– Khi thu ngân cho in phiếu chế biến; thì máy in bộ phận pha chế/nhà bếp sẽ in món.

Bước 3: Xuất hàng hóa – Vận hành quán cafe

– Pha chế/bếp nhân phiếu chế biến và thực hiện theo phiếu.

– Pha chế ra món, sắp xếp món để phục vụ thuận tiện đưa ra đúng số bàn.

Bước 4: Giao thức uống/món ăn cho khách.

Nhân viên phục vụ đưa món ra cho khách hàng; (lưu ý: đây là bước quan trọng để vận hành quán cafe tối ưu; nên nhân viên phục vụ phải kiểm tra xem đã đầy đủ các công cụ đi kèm với thức uống; rồi mới bê giao cho khách hàng).

Bước 5: In bill thanh toán và thu tiền.

– Nhân viên phục vụ nhận yêu cầu thanh toán từ khách hàng; vào thu ngân yêu cầu in phiếu tính tiền (bill).

– Thu ngân in phiếu tính tiền và tiền thối (nếu có).

– Nhân viên phục vụ kiểm tra xem bill và tiền thối đã chính xác chưa trước khi giao cho khách hàng.

– Thu tiền và trả tiền thối cho khách hàng.

Quản lý hàng hóa và nghiệp vụ quản trị vận hành quán cafe

Giai đoạn đầu vào:

– Thu mua hàng hóa: phải tìm đối tác cung cấp hàng hóa uy tín từ đầu vì có chính sách giá cả, giao hàng, chứng từ rõ ràng thuận tiện cho kiểm soát (ví dụ Metro, các nhà phân phối lớn, hoặc tạp hóa lớn …).

– Thống kê hàng hóa để quản lý: tài sản cố định (tài sản khấu hao lớn), tài sản nhỏ.

– Phải có kho hàng để dự trữ, bảo quản và kiểm soát.

– Kiểm kê hàng hóa theo hóa đơn khi nhập hàng và nhập vào File quản lý hoặc phần mềm quản lý nghiệp vụ quán cafe (lưu ý khi nhập cần phải cùng đơn vị bán: vd nhập kho là thùng sting nhưng khi nhập vào File quản lý phải theo đơn vị lon).

Nghiệp vụ quản trị giai đoạn vận hành quán cafe:

– Xây dựng File tính cost đồ uống và lên giá thành (ví dụ định lượng 1kg café = 35 ly café).

– Thực hiện theo quy trình tác nghiệp nghiệp vụ quản trị quán cà phê: phục vụ – thu ngân – pha chế.

Giai đoạn kiểm soát

Kiểm soát quy trình vận hành tác nghiệp:

– Dựa trên bảng mô tả công việc, quy trình tác nghiệp để kiểm soát & đánh giá nhân sự thực hiện có đúng quy trình nghiệp vụ quản trị quán cà phê đưa ra không.

– Linh hoạt điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế kinh doanh.

Kiểm soát thu/chi hàng ngày:

– Phân quyền cho việc chi hàng ngày ( Lưu ý: nên tạo quyền cho thu ngân với những khoản chi nhỏ, với khoản chi lớn thì cấp quản lý): phải có đầy đủ chữ ký.

– Phần thu trong quán cafe vận hành hiệu quả gồm doanh thu từ bán hàng & thu khác: kiểm tra dựa trên thực tế kiểm tra tiền cuối ngày; (hoặc cuối ca) & trên File quản lý hoặc phần mềm. Nếu chia nhiều ca thu ngân thì cần tạo file để bàn giao ca cho rõ ràng.

– Tạo ra các danh mục khoản thu/chi tách biệt; để có thể quản lý nghiệp vụ quản trị quán cà phê được chi tiết (ví dụ: danh mục chi như: chi lương, chi trái cây, chi café, chi nước ngọt, chi sữa, chi điện/nước …)

Kiểm soát hàng hóa kho hàng:

– Định kỳ hàng tuần kiểm kho 1 lần (thường vào sáng thứ 2 hàng tuần) theo mẫu kiểm kho.

– Đối chiếu số liệu thực tế kiểm kho với số liệu trên File quản lý để đánh giá.

Trên đây là toàn bộ mau quy trinh van hanh quan cafe chi tiết nhất mà Thế Giới Nhà Hàng muốn chia sẻ đến bạn khi mới bắt đầu kinh doanh. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp quán cafe của bạn có những phát triển ngày càng bền vững.