Trong nhà hàng, quán café, quy trình quản lý kho hàng hợp lý là công việc quan trọng. Quản lý kho theo mô hình 5S sẽ giúp bạn tối ưu thời gian nhập hàng, phù hợp cho doanh nghiệp của bạn. Vậy mô hình 5S là gì, cùng Thế Giới Nhà Hàng tìm hiểu về mô hình này nhé!

Mô hình 5S là gì?

5S là một phương pháp quản lý và tổ chức làm việc được áp dụng rộng rãi trên toàn thế giới. Tên gọi “5S” xuất phát từ 5 từ tiếng Nhật. Bao gồm Seiri (Sắp xếp), Seiton (Sắp đặt), Seiso (Vệ sinh), Seiketsu (Tiêu chuẩn hóa) và Shitsuke (Kỷ luật). Mỗi chữ cái đều tương ứng với một hoạt động cụ thể để cải thiện tổ chức và quản lý công việc. Từ loại bỏ những thứ không cần thiết đến đưa ra tiêu chuẩn và kỷ luật trong tổ chức.

Trong tiếng Việt, 5 chữ S đó là: sàng lọc – sắp xếp – sạch sẽ – săn sóc – sẵn sàng. Phương pháp này có hiệu quả trong vấn đề về sắp xếp kho hàng cho nhà hàng, quán café.

Lợi ích của mô hình 5S trong quy trình quản lý kho hàng

Phương pháp quản lý kho hàng 5S tối ưu hoá quy trình bằng cách giảm thời gian tìm kiếm nguyên vật liệu. Tạo môi trường làm việc sạch sẽ, giảm sự lây lan vi khuẩn, đảm bảo an toàn lao động. Môi trường sạch sẽ sẽ khiến khách hàng tin tưởng vào chất lượng sản phẩm của thương hiệu.

Đồng thời, việc bỏ các vật dụng không cần thiết tối ưu hóa chi phí quản lý. Cuối cùng, 5S giúp tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp. Góp phần nâng cao hình ảnh và uy tín thương hiệu cho nhà hàng.

Áp dụng 5S trong quy trình quản lý kho hàng của doanh nghiệp F&B

Sàng lọc – Sort trong quy trình quản lý kho hàng

Khi quản lý kho hàng bạn thường gặp rất nhiều vấn đề trong việc sàng lọc và quản lý. Chính vì vậy “Sort” có thể giúp phân loại mọi thứ một cách nhanh nhất. Bạn có thể phân loại, sắp xếp kho theo đối tượng, mục đích và tần suất sử dụng.

Khi sắp xếp và quản lý kho, bạn tiến hành xem xét, phân loại, chọn lựa. Và loại bỏ đi những thứ không cần thiết khi quản lý kho trong nhà hàng.

Mọi thứ (vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, …) không liên quan, không cần thiết được loại bỏ hay đem đến khu vực khác. Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc. Công việc này sẽ được thực hiện với tần suất định kì có thể là 1 tháng hoặc 3 tháng một lần.

Sắp xếp – Set trong quy trình quản lý kho hàng

Bước này có thể hiểu là sắp xếp một cách hợp lý hóa. Những ý tưởng sắp xếp các sản phẩm, vật dụng thiết bị một cách khoa học rút ngắn các khâu.

Xác định vị trí cho từng loại đồ dùng và nhóm chúng lại cùng nhau để dễ dàng tìm kiếm, sử dụng. Đánh số thứ tự hoặc đánh dấu từng loại trong kho, ví dụ như nguyên liệu tươi, nguyên liệu khô,… Cách quản lý kho cho quán café đảm bảo các vật dụng được đặt thuận tiện và an toàn.

Sạch sẽ – Shine

Nếu 1 nơi thực hiện tốt nguyên lý 5S thì hiệu quả có lẽ sẽ thấy rõ nhất ở S3. Không gian sạch sẽ, mọi thứ được sắp xếp ngăn nắp gọn gàng. Không ngạc nhiên khi mọi thứ được để đúng chỗ sẽ tiết kiệm thời gian tìm kiếm, lấy ra.

Sự sạch sẽ và ngăn nắp cũng góp phần vào việc đánh giá chung tính chuyên nghiệp hay mức độ coi trọng khách hàng của doanh nghiệp. Các công việc sắp xếp đồ đạc, thiết bị, máy móc nên được thực hiện thường xuyên.

Mọi khu vực trong nhà hàng, quán café cần được dọn dẹp, lau chùi thật sạch sẽ. Quy trình này cần phải được thực hiện định kỳ (2 lần/tuần). Đảm bảo rằng không có bụi bẩn, rác thải hay các vật dụng không cần thiết nằm rải rác.

Săn sóc – standardize trong quy trình quản lý kho hàng

Đây được hiểu là duy trì và kế thừa các bước trên trong phương pháp quản lý kho hàng. Ở bước này mọi thứ đều phải tối ưu, đơn giản và dễ hiểu nhất trước khi phục vụ.

Ở bước này, việc đầu tiên cần làm đó chính là đặt ra những mục tiêu và mong muốn tại nơi làm việc. Danh sách những thứ cần có và những việc cần làm khiến mọi người chủ động hơn. Và ứng phó kịp thời nếu có vấn đề xảy ra với những phương án giải quyết tối ưu nhất.

Ví dụ ở nhà hàng, mỗi khu vực phải có quy trình hoạt động riêng và có một vài quản lý. Bộ phận kho phải có danh sách hàng hóa được thiết lập một cách khoa học. Trên các loại hàng phải được ghi rõ thông tin cần thiết, ngày tháng nhập và hạn sử dụng. Những thông tin rườm rà cần được loại bỏ tránh gây khó hiểu.

Sẵn sàng – substain

Đây là bước cuối cùng trong mô hình 5S khi quản lý kho trong nhà hàng. Một phương pháp có được coi là thành công hay không chính là ở giai đoạn này.

Sắp xếp kho theo 5S  không phải là phương pháp quản lý kho hàng chỉ áp dụng một lần rồi thôi. Nó đòi hỏi sự kiên trì, khả năng ứng phó và chấp nhận thay đổi cho mục đích cuối cùng.

Một phương án được thực hiện và duy trì thành công chỉ khi có được sự phối hợp nghiêm túc đến từ các thành viên. Tất cả mọi người từ quản lý cao nhất cho tới các nhân viên đều là một mắt xích quan trọng. Mỗi một nhân viên là một phần của 5s. Nếu thấy bất kỳ khâu nào, bộ phận nào đang bị đình trệ hoặc gặp vấn đề, cần báo cáo với quản lý để quá trình được “vận hành một cách trơn tru”.

Quy trinh quan ly kho hang trong nhà hàng, quán café sẽ tối ưu hơn bằng mô hình 5S. Vì thế, nếu đang cảm thấy kho hàng của mình chưa được quản lý tốt, bạn có thể xem xét áp dụng nó. Trên đây, là bài viết của Thế Giới Nhà Hàng, mong bạn đọc sẽ tìm được những thông tin hữu ích.

Xem thêm: Tất tần tật về quản lý hàng tồn kho nhà kinh doanh nên biết