Tổng hợp về hóa đơn điện tử tích hợp mã số thuế mới nhất

Câu hỏi lớn nhất được đặt ra khi các doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng hoá đơn điện tử (HĐĐT) thay vì hoá đơn giấy. Chính là hóa đơn điện tử tích hợp mã số thuế và không tích hợp mã có điểm gì khác biệt nhau? Thấu hiểu được điều đó, trong bài viết ngày hôm nay, Thế Giới Nhà Hàng sẽ đem đến cho bạn những thông tin cực kỳ hữu ích và cần thiết để giải đáp được những thắc mắc đó. Cùng khám phá ngay nhé!

Tìm hiểu về hóa đơn điện tử tích hợp mã số thuế

Khái niệm HĐĐT tích hợp mã số thuế

Trước tiên, hãy tìm hiểu chi tiết về khái niệm của loại hoá đơn điện tử này. Theo đó, đây là loại hóa đơn đặc biệt được Tổng cục thuế cấp cho một mã xác thực. Trước khi các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Đồng thời, số xác thực riêng biệt này sẽ được mã hóa, tạo và cung cấp bởi hệ thống xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế. Dựa trên thông tin hóa đơn của từng doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, trên một số mẫu HĐĐT có mã của cơ quan thuế sẽ còn có thêm mã vạch QR hai chiều. Với mã QR này, khách hàng nhận hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có thể sử dụng điện thoại thông minh. Hoặc các loại thiết bị có khả năng đọc mã vạch để kiểm tra thông tin có trên hóa đơn. Nếu có tài khoản được cấp bởi Tổng cục Thuế.

Điều kiện đăng ký sử dụng HĐĐT tích hợp mã số thuế

Hiện nay, có khá nhiều doanh nghiệp đã và đang gặp khó khăn với việc áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế. Bởi chưa nắm được cũng như hiểu rõ về các điều kiện để đăng ký sử dụng loại HĐĐT này. Ngoài ra, họ cũng e ngại về các vấn đề liên quan đến thủ tục pháp lý rườm rà, phức tạp. 

Tuy nhiên, trong thực tế các doanh nghiệp chỉ cần đảm bảo 3 điều kiện cơ bản dưới đây. Để có thể bắt đầu đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế:

• Doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động kinh doanh hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Sở hữu chứng thư số còn hiệu lực theo quy định của pháp luật cũng là một điều kiện cơ bản để có thể sử dụng hóa đơn điện tử có mã số thuế.
• Doanh nghiệp đảm bảo khả năng truy cập và kết nối ổn định với mạng Internet.

Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tích hợp mã số thuế

Sau khi đảm bảo đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện vừa nêu trên. Doanh nghiệp có thể tiến hành các bước đăng ký sử dụng như sau:

• Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế qua trình duyệt website. Sau đó, sử dụng chứng thư số để đăng ký tham gia hệ thống tại website này. Nội dung thông tin đăng ký doanh nghiệp cần phải thực hiện theo mẫu số 01. Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
• Trong thời gian 01 ngày kể từ khi nhận được đăng ký sử dụng HĐĐT có mã cơ quan thuế của doanh nghiệp. Cơ quan Thuế sẽ gửi thông báo “chấp nhận” hoặc “không chấp nhận” đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế. Thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Ở bước thứ 2, sau khi nhận được thông báo từ Cơ quan Thuế về hóa đơn tích hợp mã số thuế. Tuỳ vào từng trường hợp, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện quy trình như sau:

Trường hợp được “chấp nhận”:

Doanh nghiệp sẽ nhận được thông tin tài khoản để đăng nhập và sử dụng trên hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN). Tài khoản này có thể được sử dụng để thực hiện các nghiệp vụ. Như đăng ký phát hành, lập và gửi hóa đơn đến Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực.

Trường hợp “không chấp nhận”:

Doanh nghiệp cũng sẽ nhận được thông báo của cơ quan thuế nêu rõ lý do chưa được chấp nhận.

Xem thêm bài viết: Giải quyết các lỗi cơ quan thuế từ chối cấp mã hiệu quả

Điều kiện để hóa đơn điện tử được cấp mã xác thực

Khi đã hoàn tất các thủ tục đăng ký cũng như được Cơ quan Thuế chấp nhận. Doanh nghiệp có thể tiến hành lập HĐĐT tích hợp mã số thuế. Cách lập hóa đơn này sẽ tùy thuộc vào từng doanh nghiệp. Cụ thể, có 2 lựa chọn dành cho doanh nghiệp. Là lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Hoặc thông qua các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín.

Tuy nhiên, dù lựa chọn phương thức nào. Hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã của doanh nghiệp cũng phải đảm bảo các điều kiện sau:

• Đúng thông tin đăng ký.
• Đúng định dạng về hóa đơn điện tử.
• Đầy đủ nội dung về hóa đơn điện tử.
• Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Cuối cùng, hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế sẽ tự động thực hiện cấp mã hóa đơn. Và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn. Khi doanh nghiệp đảm bảo thực hiện đầy đủ các điều kiện vừa nêu trên.

Đơn vị Tổ chức truyền nhận dữ liệu Hóa đơn điện tử được Tổng Cục Thuế lựa chọn: M-invoice

Tạm kết

Trên đây là những thông tin về hoa don dien tu tich hop ma so thue mà Thế Giới Nhà Hàng muốn chia sẻ đến bạn. Chúc bạn sẽ có thể áp dụng thành công và ngày càng phát triển doanh nghiệp của mình!