Vấn đề trong quy trình vận hành doanh nghiệp được ví như xương sống của tổ chức bởi nó đóng vai trò định hình cách thức các nguồn lực được sử dụng và tương tác với nhau. Muốn bộ máy doanh nghiệp hoạt động trơn tru, hiệu quả thì phải tạo dựng được nền móng vững chắc, quy củ ngay từ đầu. Vậy xây dựng hệ thống vận hành doanh nghiệp cần bắt đầu từ đâu? Những mô hình vận hành nào đang được ứng dụng phổ biến trên thế giới? Hãy cùng Thế Giới Nhà Hàng tìm hiểu trong bài viết sau đây.

Vận hành doanh nghiệp là gì? 4 trụ cột chính của quy trình vận hành doanh nghiệp

Vận hành doanh nghiệp là việc điều phối mọi hoạt động trong tổ chức; quyết định cách thức các nguồn lực sẽ được sử dụng để hướng tới đạt được mục tiêu cụ thể. Có thể nói, hệ thống vận hành chính là mạch máu của mỗi doanh nghiệp bởi nó đóng vai trò định hướng, dẫn dắt bộ máy tổ chức làm việc hiệu quả. Một doanh nghiệp chỉ thực sự khỏe mạnh khi có một hệ thống quy trình vận hành bài bản; tạo tiền đề vững chắc để tồn tại và cạnh tranh.

Ở mỗi ngành nghề, lĩnh vực sẽ có vấn đề trong quy trình vận hành đặc thù riêng. Tuy nhiên, mọi hệ thống vận hành dù ở bất kỳ quy mô nào cũng đều cần phải được xây dựng dựa trên 4 trụ cột sau:

Quy trình vận hành

Là mắt xích giúp cho bộ máy vận hành hoạt động trơn tru. Quy trình liên kết những hoạt động đơn lẻ, rời rạc của tổ chức thành một thể thống nhất để tạo nên những kết quả nhất định. Xác định các bước mà nhân viên cần phải tuân thủ để duy trì và đảm bảo hiệu suất làm việc. Có quy trình bài bản, rõ ràng sẽ đảm bảo các hoạt động được thực hiện đúng trình tự và giảm thiểu tối đa các sai phạm.

Con người chính là cốt lõi trong quy trình vận hành

Con người là nguồn lực nòng cốt của tổ chức; và cũng chính là chủ thể chính trong hệ thống vận hành. Bởi vậy đội ngũ nhân viên cần phải được chú trọng xây dựng; trang bị đầy đủ kỹ năng và đảm bảo vững chuyên môn, nghiệp vụ.

Trang thiết bị, phần mềm quản trị quy trình vận hành

Công nghệ và máy móc là vũ khí không thể thiếu trong vận hành doanh nghiệp hiệu quả. Hệ thống vận hành nếu thiếu đi công cụ; máy móc thiết bị thì rất khó để phát triển và nâng cao năng suất lao động.

Các doanh nghiệp hiện nay thì hệ thống ERP ngày càng được ứng dụng rộng rãi. Với công nghệ thông minh; phần mềm quản trị này mang đến một cái nhìn tổng thể giúp các nhà quản lý có thể hệ thống hóa quy trình vận hành cho các phòng ban; theo dõi, đánh giá và cải tiến quy trình vận hành của bất kỳ bộ phận nào.

Cơ sở hạ tầng

Cơ sở hạ tầng là nền móng để xây dựng bộ máy vận hành. Cung cấp những điều kiện cần thiết phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó cần phải được đầu tư xây dựng bài bản; vững chắc ngay từ đầu cho doanh nghiệp có “đất” để tồn tại và phát triển.

6 Bước xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp bài bản

Bước 1. Xác định các hoạt động trọng yếu trong hệ thống vận hành

Luồng vận hành của tổ chức tốt nhất được định nghĩa bởi hàng loạt các quy trình, công việc. Trong đó các hoạt động chức năng sẽ đóng vai trò chủ đạo trong hệ thống vận hành; quyết định đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nhiệm vụ của nhà quản trị là xác định đâu là những hoạt động chính trực tiếp tạo ra giá trị và đâu là các hoạt động bổ sung; giúp “bôi trơn” bộ máy vận hành và hỗ trợ cho hoạt động chính.

Thông thường, hệ thống vận hành doanh nghiệp sẽ xoay quanh các hoạt động trọng yếu sau:

• Sản xuất
• Cung ứng
• Vận chuyển
• Tiếp thị & bán hàng
• Dịch vụ

Một công thức được áp dụng phổ biến để xác định những hoạt động, chức năng trọng yếu trong mô hình kinh doanh là nguyên tắc Pareto; còn được gọi là thuyết 20/80. Nguyên tắc này chỉ ra rằng 20% hoạt động sẽ quyết định đến 80% kết quả nhận được. Dựa vào đó, nhà quản lý sẽ tập trung vào 20% hoạt động chính yếu để phát triển hệ thống vận hành doanh nghiệp.

Bước 2. Xây dựng các quy trình, chính sách, tài liệu, biểu mẫu

Quy trình quyết định trình tự doanh nghiệp và cách thức mà các hoạt động sẽ được thực hiện để tạo ra một kết quả đầu ra nhất định. Các nhân viên sẽ phải tuân thủ chặt chẽ và bám sát vào quy trình để tạo nên luồng vận hành đồng bộ, thống nhất trong tổ chức.

Để xây dựng được một quy trình chuẩn chỉnh; nhà quản trị có thể làm theo mô hình BPM Life Cycle:

• Thiết kế quy trình: Xác định công đoạn nào cần được làm trước, công đoạn nào sẽ được thực hiện theo sau, mối quan hệ giữa các nhiệm vụ
• Mô hình hóa quy trình: Mô hình hóa quy trình dưới dạng sơ đồ, lưu đồ với các bản vẽ minh họa và hướng dẫn cụ thể
• Triển khai quy trình: Áp dụng quy trình vào hoạt động vận hành của các bộ phận
• Điều chỉnh, tối ưu: Cải tiến những điểm bất hợp lý trong quy trình

Xây dựng các chính sách quy định để điều chỉnh hành vi, nhận thức của nhân viên theo đúng quy củ. Các chính sách cần được ban hành bao gồm: nội quy làm việc, trách nhiệm báo cáo/ giải trình,…

Bước 3. Rà soát các công đoạn, yếu tố có khả năng gây sai sót

Ở bước tiếp theo của vấn đề trong quy trình vận hành, cần rà soát lại toàn bộ các yếu tố trong hệ thống quản lý doanh nghiệp để tìm ra những vấn đề sai sót, có nguy cơ ảnh hưởng đến quá trình hoạt động. Để truy vấn ra nguyên nhân gốc rễ có khả năng xảy ra sai sót, nhà quản trị có thể sử dụng biểu đồ nhân quả Ishikawa (mô hình xương cá). Trong đó, các nguyên nhân gây ra vấn đề được phân loại thành 6 nhóm cơ bản:

• Con người
• Nguyên vật liệu
• Máy móc thiết bị
• Phương pháp
• Chuẩn mực, quy định
• Môi trường

Bước 4. Đề xuất phương án cải tiến, tối ưu

Các phương án khắc phục những vấn đề sai sót, tồn đọng trong mô hình vận hành sẽ được phát triển dựa theo những yếu tố đã xác định được ở biểu đồ xương cá, tương ứng với tiêu chí 6M.

Bước 5. Truyền thông và đào tạo nhân sự

Sau khi đã hoàn thiện hệ thống vận hành, bước tiếp theo là truyền thông và đào tạo đội ngũ nhân sự – những người sẽ “kích hoạt” và đưa bộ máy vận hành vào hoạt động. Cần phải đảm bảo rằng vấn đề trong quy trình vận hành đều được mọi nhân viên hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của mình trong công tác vận hành và cung cấp mọi công cụ, chỉ dẫn cần thiết để họ có thể thực hiện một cách hiệu quả.

Bước 6. Triển khai thực hiện và theo dõi, đánh giá

Bước cuối cùng đó là đưa hệ thống vận hành doanh nghiệp vào thực chiến, áp dụng trong công tác sản xuất kinh doanh hàng ngày. Cần lưu ý rằng không một hệ thống vận hành nào có thể hoàn hảo ngay từ ban đầu. Bởi vậy nhà điều hành, trong vai trò là người lãnh đạo trụ cột, phải luôn theo dõi và đánh giá hiệu quả của hệ thống để có những cải tiến, thay đổi cho phù hợp với nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.

Một hệ thống vận hành chuyên nghiệp, bài bản sẽ được đánh giá dựa trên các tiêu chí sau:

• Các hoạt động, nghiệp vụ được chuyên môn hóa.
• Các bộ phận, phòng ban có thể liên kết, hỗ trợ nhau thực hiện nhiệm vụ.
• Không có hiện tượng đứt gãy, gián đoạn quy trình.
• Các nguồn lực được sử dụng hiệu quả với năng suất tối ưu.

Qua bài viết trên Thế Giới Nhà Hàng đã cung cấp cho độc giả góc nhìn toàn diện nhất về van de trong quy trinh van hanh doanh nghiệp.  Đồng thời mang đến giải pháp ưu việt nhất giúp các nhà lãnh đạo vận hành doanh nghiệp hiệu quả.

Xem thêm bài viết: Quy trình vận hành quán cafe nên biết cho người mới mở quán