Muốn doanh nghiệp phát triển thật bền vững và lâu dài, hãy tham khảo ngay 5 bước xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp được chia sẻ trong bài viết này nhé!
Xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp là một công việc tương đối vất vả. Đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và kỹ năng quản lý vận hành. Thấu hiểu được điều đó, trong bài viết ngày hôm nay, Thế Giới Nhà Hàng sẽ giới thiệu đến bạn mô hình chu trình quản lý nghiệp vụ (BPM Life Cycle). Đảm bảo hỗ trợ cho việc xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp của bạn cực kỳ hiệu quả.
Khái niệm về chu trình quản lý nghiệp vụ
Chu trình quản lý nghiệp vụ (BPM – Business Process Management) là một mô hình trong hoạt động quản lý doanh nghiệp. Với mục đích cải thiện hiệu suất của doanh nghiệp bằng một phương pháp quản lý. Điều này giúp tối ưu hóa các quy trình nghiệp vụ và vận hành.
Mô hình này sẽ kết hợp làm việc giữa bộ phận kinh doanh, nghiệp vụ và công nghệ thông tin. Thông qua việc cải thiện năng suất, nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên. Mang lại một dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt hơn và chuyên nghiệp hơn. Bên cạnh đó, cũng giúp cho doanh nghiệp giảm chi phí và tăng lợi nhuận. Tất cả những lợi ích kể trên là kết quả trực tiếp từ việc cải thiện và xây dựng quy trình vận hành cho doanh nghiệp.
5 bước để xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp
Sau khi đã hiểu rõ về mô hình chu trình quản lý nghiệp vụ (BPM Life Cycle). Tiếp theo, chúng ta sẽ cùng đi vào tìm hiểu 5 giai đoạn chi tiết trong quy trình này.
DESIGN – Xây dựng quy trình
Ở bước xây dựng quy trình ban đầu này, việc đầu tiên bạn cần làm là xác định nhu cầu và mục đích và phạm vi của công việc. Tức là: Những cá nhân, phòng ban nào sẽ được áp dụng quy trình này? Đích đến cuối cùng mà họ mong muốn hướng tới là gì? Bằng cách phân tích kỹ càng các yếu tố nêu trên, quy trình vận hành sẽ hoạt động một cách trơn tru, hiệu quả. Điều này sẽ mang lại những kết quả nhất định đến cho doanh nghiệp.
Tiếp theo, hãy cố gắng diễn đạt và chuẩn hóa quy trình dưới dạng bản mô tả. Để có thể dễ dàng lưu trữ và triển khai đến đội ngũ nhân viên. Bởi điều này sẽ đóng vai trò làm khung tham chiếu mà nhân viên có thể nhìn vào và điều chỉnh công việc thực tế. Canh chỉnh sao cho phù hợp trong giai đoạn xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp. Nội dung của bản mô tả nên được xây dựng trên công thức 5W1H – 5M. Có nghĩa là:
- Why: Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc.
- What: Xác định nội dung công việc.
- When, Where, Who: Xác định thời gian, địa điểm và nhân sự thực hiện công việc.
- How: Xác định phương pháp mà công việc được thực hiện.
- Man, Money, Material, Machine, Method: Xác định các nguồn lực để đảm bảo cho hiệu quả của quy trình.
Phân loại đối tượng tham gia vào quy trình
Bằng cách chia thành 3 nhóm riêng biệt, cụ thể sẽ bao gồm:
- Người thực hiện: những cá nhân trực tiếp đảm nhận hoàn thành quy trình.
- Giám sát viên: người sẽ đóng góp ý kiến, phản hồi và chịu trách nhiệm về kết quả cho người thực hiện.
- Người hỗ trợ: những cá nhân không trực tiếp thực hiện nhưng gián tiếp hỗ trợ hoàn thành quy trình. Bằng cách góp ý, truyền tải kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn.
Sau đó, để quy trình vận hành hoạt động hiệu quả trong thực tế. Nhà quản lý phải thường xuyên kiểm tra và kiểm soát khi xây dựng quy trình để vận hành doanh nghiệp. Nhằm đưa ra những đánh giá tối ưu và những cải thiện hợp lý cho bộ máy vận hành.
Bước cuối cùng trong quy tình này là hoàn thiện tài liệu hướng dẫn. Bao gồm những thông tin, biểu mẫu quy chuẩn, để hướng dẫn nhân viên tiếp thu quy trình hiệu quả hơn.
MODELLING – Mô hình hóa quy trình
Ở giai đoạn thứ hai này, bạn sẽ phải minh họa các lý thuyết được đề cập ở giai đoạn trước bằng những hình ảnh cụ thể. Bao gồm các bước định tuyến công việc và các nhân sự tham gia. Một cách để mô hình hóa quy trình là sử dụng lưu đồ (sơ đồ Flowchart). Đây là phương tiện đồ họa trực quan các bước của công việc thành những hình ảnh đơn giản, dễ hiểu.
EXECUTION – Triển khai khi xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp
Để thực hiện triển khai mô hình trong thực tế. Có 2 phương án khác nhau mà bạn có thể lựa chọn:
- Áp dụng quy trình trên giấy tờ: Sẽ tương đối phức tạp vì bạn phải tổng hợp thủ công. Đồng thời, khó kiểm soát được tiến trình của nhân viên trong việc xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp.
- Sử dụng các phần mềm công nghệ: Tiết kiệm được không gian, thời gian. Cũng như tính tương tác cao, dễ hướng dẫn và phân luồng công việc.
MONITORING – Theo dõi, đánh giá quy trình
Đây được xem là nền tảng để các nhà quản lý có thể cân nhắc việc cải tiến và phát triển cho toàn bộ hoạt động kinh doanh. Dựa trên các chỉ số Process Performance Indicators (PPIs) bao gồm 3 nhóm chính:
- Nhóm chỉ số về chất lượng kết quả đầu ra.
- Nhóm chỉ số về thời gian để thực hiện và đưa ra kết quả.
- Các nhóm chỉ số về chi phí. Như chi phí chênh lệch, làm lại do sai sót, chi phí lợi nhuận,…
Xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp với OPTIMIZATION – Điều chỉnh và tối ưu quy trình
Cuối cùng, sau khi đã nắm được các chỉ số ở 4 giai đoạn trước. Hãy tìm ra những chỗ còn thiếu sót và hạn chế của quy trình. Để có thể điều chỉnh cho phù hợp và mang lại những kết quả kinh doanh tốt hơn.
Đây cũng là một giai đoạn quan trọng để phân tích thông tin và hiệu suất. Loại bỏ các nguy cơ tiềm tàng ẩn nấp. Cũng như phát hiện các cơ hội tiềm năng để cắt giảm chi phí và cải thiện quy trình.
Thế Giới Nhà Hàng sẽ luôn đồng hành cùng bạn trên con đường khám phá cách xay dung quy trinh van hanh doanh nghiep một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Nếu cảm thấy yêu thích, đừng quên lưu lại và triển khai ngay trong doanh nghiệp của mình nhé! Chúc bạn luôn thành công trong việc kinh doanh của công ty bạn nhé!
